Ürituste planeerimine on täis liikuvaid osi ja ühe detaili puudujääk võib viia suuremate probleemideni. Allpool on 25 levinud viga, mida ürituste korraldajad teevad – rühmitatud valdkondade kaupa – koos praktiliste lahendustega, mida saate juba täna rakendada. Iga nipp sisaldab lihtsat toimingut, et saaksite probleemi ennetada enne, kui see külaliste kogemust kahjustab.
Toimumiskoha ja logistika vead
Mida enne broneerimist kontrollida
- Kohapealse külastuse vahelejätmine. Kuidas vältida: külastage ruumi täpselt ürituse toimumise ajal, et hinnata valgust, müra ja ligipääsu. Kinnitage kohaletoimetamise marsruudid ja laadimisdokid.
- Eeldades, et mahutavus võrdub mugavusega. Kuidas vältida: kinnitage istekohad, vahekäigud ja avariiväljapääsud koha haldajaga, et vältida ülerahvastatust.
- Kohalike eeskirjade või lubade eiramine. Kuidas vältida: kontrollige enne lepingu allkirjastamist kohaliku omavalitsuse eeskirju alkoholi, õues võimendatud heli ja ajutiste ehitiste kohta.
- Külaliste voo kaardistamata jätmine. Kuidas vältida: looge korruseplaan, mis toob esile sissepääsud, registreerimise, tualettruumid ja VIP-alad, et vältida kitsaskohti.
- Vaata parkimist ja transpordiühendusi. Kuidas vältida: esitage kutsetes selged transpordivõimalused ja määrake personal saabuvaid külalisi abistama.
- Kütte-, ventilatsiooni- või ilmaplaanide kinnitamata jätmine. Kuidas vältida: katuse- või väliürituste puhul hoidke varukohana siseruumides või telk ja kinnitage HVAC-i olemasolu. päev.
Ministsenaarium: Shoreditchi butiik plaanis videviku ajal tooteesitlust ilma mürapiiranguid kontrollimata. Kohapealsel külastusel selgusid hilisõhtused piirangud, mis ajendasid ajakava muutma, et säilitada naabruskonna suhted.
Eelarve, lepingud ja Load
Läbirääkimisnipid ja ettenägematute kulude rahastamine
- Ettenägematute kulude alahindamine. Kuidas vältida: reserveerige osa oma eelarvest viimase hetke audiovisuaalsete teenuste, töötajate ületundide või lisatoitlustuse jaoks.
- Ebamäärased lepingud tarnijatega. Kuidas vältida: lisage kirjalikult täpsed tulemused, tähtajad, tühistamistingimused ja maksetähtajad.
- Ärge kontrollige kindlustusnõudeid. Kuidas vältida: küsige toimumiskohtadelt ja tarnijatelt nende kindlustuse ja selle kohta, kas vajate täiendavat ürituse katvust.
- Eeldades, et madal hind võrdub madala riskiga. Kuidas vältida: kontrollige müüjaid, kontrollides varasemate tööde näidiseid ja viiteid, et vältida madala kvaliteediga üllatusi.
- Erifunktsioonide lubade unustamine. Kuidas vältida: kui plaanite ilutulestikku, fassaadidele bännereid või tänava sulgemist, taotlege luba aegsasti.
Ministsenaarium: Milano pruudisalong pidas läbirääkimisi ebaselge lillelepingu üle ja jäi lõpuks ilma kaunistustest. Üksikasjalikum leping oleks selgitanud tarneaegu ja asenduspoliitikat.
Külaliskogemus ja suhtlus
RSVP-d, ligipääsetavus ja selge sõnumivahetus
- Kehv RSVP haldamine. Kuidas vältida: kasutage ürituse platvormi, mis jälgib vastuseid ja toitumisvajadusi; kinnitage lõplik arv enne toitlustuse tähtaegu.
- Ligipääsetavuse vajaduste ignoreerimine. Kuidas vältida: küsige kutsututelt ligipääsetavusnõuete kohta ja valige vastavalt kaldteed, istekohad ja sildid.
- Hilinenud või ebaselge külalistega suhtlemine. Kuidas vältida: saatke selgeid ürituse meeldetuletusi koos kaartide, riietumiskoodi ja transpordinõuannetega; lisage küsimuste korral kontakt.
- Kohapealse teejuhi puudumine. Kuidas vältida: paigaldage nähtavad sildid ja töötajate tervituskellasid, et osalejad leiaksid sessioonid, tualetid ja väljapääsud hõlpsalt üles.
- Sotsiaalsete ja fotomomentide unarusse jätmine. Kuidas vältida: määrake fotosein või bränditud väljapanek, mis julgustab jagamist ja suurendab ulatust.
Ministsenaarium: Barcelona restorani avamine kasutas kehva silti ja kaotas varakult külalisi. Selgete, valgustatud akende siltide ja külalislahke tervitaja lisamine suurendas saabujate voogu.
AV, sildid ja Bränding
Tagage ühtne visuaalne välimus ja usaldusväärne tehnoloogia
- Jätke AV viimasele minutile. Kuidas vältida: kinnitage tehnilised vajadused ja viige läbi täielik AV-proov kõigi esinejatega kohapeal või üksikasjaliku kontrollnimekirja abil.
- Koordineerimata brändinguvahendid. Kuidas vältida: kasutage trükitud materjalide, ekraanide ja siltide järjepidevuse tagamiseks heakskiidetud logosid ja ürituste fonte.
- Jälgige siltide paigaldusvajadusi. Kuidas vältida: planeerige valgustatud siltide kinnituspunktid ja elektriühendused varakult – vaadake allolevat paigaldusnimekirja.
- Varutoiteallika või varuvarustuse unustamine. Kuidas seda vältida: Hoidke kriitiliste kuvarite jaoks varukaableid, akusid ja väikest UPS-i.
Ministsenaarium: Berliini konverentsil oli pärast ruumivahetust vaja suunata inimesi. Selgete valgustatud siltide paigaldamine parandas osalejate liikumist ja vähendas hilinejaid.
Kuidas see toimib: Kohandatud siltide jaoks kujundage need veebitööriista abil või küsige logo/kujunduse hinnapakkumist üleslaadimislehe kaudu. Art Neon pakub abi kujundamisel – tasuta esialgne kujundus pluss väikesed muudatused –, et teie silt sobiks ürituse identiteediga.
Paigaldus kontroll-leht
- Iga sildi lõplik asukoht, sh kõrgus ja suund
- Lähim pistikupesa ja kaabli marsruut
- Seina või akna pinna tüüp (tellis, krohv, klaas) kinnitusmeetodi jaoks
- Otsustage seinale kinnitamise või riputamise vahel; kinnitage raskuse tugi
- Kinnitage, kas paigaldamiseks on vaja redelit või tellingut
Mis on kaasas
- Käsitööna valmistatud LED-neoonmärk
- Piirkonnaspetsiifiline toiteplokk
- Paigaldusvalmis akrüülist aluskiht eelnevalt puuritud aukudega
- Paigalduskomplekt
- Kaugjuhtimispult/dimmer
Märkus. Kõik tellimused sisaldavad tasuta jälgitavat saatmist Euroopasse, Ühendkuningriiki, USA-sse, Kanadasse ja kogu maailma. Selgituste või abi saamiseks võtke ühendust aadressil support@theartneon.com.
Ajajoon, personal ja päevasisesed toimingud
Tööplaanid ja rollid selgus
- Ebareaalsed ajakavad. Kuidas vältida: lisage ettevalmistusse, heliproovidesse ja registreerimisse puhveraega, et viivitusi kompenseerida.
- Ebaselged töötajate rollid. Kuidas vältida: andke igale meeskonnaliikmele lühike rollileht ja hädaolukorra kontaktandmed.
- Täieliku proovi ebaõnnestumine. Kuidas vältida: tehke täielik läbikäik AV-, lavastus- ja võtmetöötajatega, et enne uste avamist lüngad kinni püüda.
Ministsenaarium: Pariisi moeetendus lisas lavataustale neoonfraasid. Varased proovid paljastasid vastuolulised toitevajadused, mis ajendasid kiiret üleminekut ühele spetsiaalsele vooluringile – vältides etenduse ajal elektrikatkestust.
Tarnijate koordineerimine ja Situatsiooniplaan
Lepingud ja varuplaanid
- Ühe kontaktpunkti määramata jätmine. Kuidas vältida: määrake üks ürituse juht, et koordineerida tarnijaid ja vältida segaseid sõnumeid.
- Ei ole ette nähtud varuplaani mitteilmumise või halva ilma puhuks. Kuidas vältida: koostage peamiste tarnijate jaoks varuplaanid ja hoidke valmis alternatiivsed sise- või kaetud lahendused.
Ministsenaarium: Kopenhaageni idufirma planeeris välidemo, kuid tarnija ei ilmunud kohale. Eelvaliku varu-AV-tarnija olemasolu võimaldas demol minimaalsete vahenditega jätkuda. katkestus.
KKK
K: Kas ma saan abi oma neoonmärgi kujundamisel ürituse jaoks?
V: Jah — The Art Neon pakub tasuta esialgset kujundust ja väiksemaid parandusi äritellimustele. Samuti saate oma logo üles laadida hinnapakkumise saamiseks.
K: Mida peaksin enne valgustatud sildi paigaldamist renditud kohta kontrollima?
V: Kontrollige koha luba, seina- või aknapinna tüüpi ja lähimat toiteallikat. Kasutage ülaltoodud paigalduskontrollnimekirja ja teavitage koha töötajaid paigaldamisest. ajastus.
K: Kas saadate üritustele rahvusvahelisi saadetisi?
V: Kõik tellimused sisaldavad tasuta jälgitavat saatmist Euroopasse, Ühendkuningriiki, USA-sse, Kanadasse ja kogu maailma. Ürituse jaoks kriitiliste tarnete korral võtke ühendust aadressil support@theartneon.com, et arutada võimalusi.
Kui plaanite üritust ja soovite silmapaistvat valgustatud fookuspunkti, aitab The Art Neon teil kujundada ja pakkuda lahendust, mis on kohandatud toimumiskoha ja külaliste kogemusega.