Sujuva ürituse läbiviimine sõltub selgest rollide planeerimisest juba ammu enne uste avamist. Olenemata sellest, kas plaanite tooteesitlust Milanos, butiikhotelli ülevõtmist Pariisis või hüpikpoodi Berliinis, aitab vastutuse määramine, eskalatsiooniteede määratlemine ja oluliste hetkede harjutamine segadust vältida ja külalised rahulolevana hoida. See juhend tutvustab praktilisi samme töötajate rollide planeerimiseks ürituse päevaks koos reaalsete Euroopa ministsenaariumidega, et näidata, kuidas see praktikas toimib.
Määrake kindlaks põhirollid ja määrake vastutus
Alustage oluliste rollide loetlemisest ja tehke igaühe eest vastutavaks üks inimene. Väiksemate meeskondade puhul ühendage ühilduvad rollid; Suuremate ürituste puhul jaga vastutus fookustatud tööülesanneteks.
- Ürituse korraldaja / juht — üldine vastutus ja lõplik otsustaja.
- Koorusejuht — külaliste liikumine, personali koordineerimine ja ajakava järgimine.
- Tehniline juht — AV, valgustus ja sildid (sh neoonvalgustid).
- Saalisaali / võõrustaja — külaliste vastuvõtt, registreerimine ja VIP-teenindus.
- Toitlustusjuht — toidu/joogi serveerimine ja müüjatega suhtlemine.
- Turvalisus / rahvahulga kontroll — ohutus ja juurdepääsu kontroll.
- Jooksjad / ujujad — kohaletoimetamine, asjaajamine ja kiirparandus.
- Fotograaf / sisujuht — jäädvustamine ja haldamine vara.
Ministsenaarium: butiikhotelli avamine, Pariis
Pariisi butiikhotell määrab ürituse juhiks hotelli tegevusjuhi, kusjuures concierge-personal on ka võõrustaja ja väline tehniline juht tegeleb neoonmärgiga tervitusesildiga. See vähendab üleandmisi ja tagab kiire otsuste langetamise VIP-ide saabumisel.
Looge üksikasjalik ajakava ja vahetuste plaan
Jagage päev ürituse-eelseks ettevalmistuseks, pehmeks avamiseks, põhiürituseks ja jaotuseks. Jaotage töötajad vahetustesse selgete kattuvate perioodidega, et vastutus jagataks sujuvalt üle.
Looge ajakava
Kaardistage ühele lehele, kes mida ja millal teeb. Lisage saabumisajad, läbikäigud, tehnilised kontrollid ja viivituste korral ette nähtud ajad.
Vahetuste kattumised ja pauside kajastamine
Planeerige üleandmiste jaoks 10–20-minutilised kattumised. Pikemate ürituste puhul määrake asetäitja, kes saab saali hallata, samal ajal kui võtmeisikud peavad pause.
Ministsenaarium: Messiboks, Hamburg
Hamburgi messil töötab väike näitusemeeskond vahetustega, et tootedemonstratsioonid ei peatuks kunagi. Spetsiaalne jooksja kogub lähedalasuvast logistikakeskusest asendusbrošüüre, et vältida demonstratsioonide pause.
Suhtlus, aruandlusliinid ja eskalatsioon
Määratlege selge käsuliin ja eelistatud suhtlusvahendid. Otsustage, mida juhile edastada, kes tegeleb kohapealsete otsustega ja millal eskaleerida.
Kohapealsed suhtlusvahendid
Kasutage põhipersonali vaheliseks kiirsõnumivahetuseks raadioid või ürituste rakendusi ja hoidke juhi kaustas prinditud töölehte koondamise eesmärgil.
Eskaleerimisprotokoll
Määrake eskaleerimise lävendid (ohutusprobleemid, VIP-intsidendid, tehnilised rikked) ja määrake iga intsidendi tüübi jaoks üks kontaktpunkt.
Ministsenaarium: galerii avamine, Barcelona
Barcelona galerii avamisel tegeleb kuraatori juht kunstnikega suhtlemisega, samal ajal kui korrusejuht tegeleb pressiga. Üks eskaleerimisliin direktoriga tagab tundlike kunstnike päringute õige suunamise.
Paigaldamise, paigaldamise ja siltide vastutus
Määrage paigaldatud esemete – eriti elektriliste siltide, näiteks neoonvalgustuse – eest vastutamine. Otsustage, kes koordineerib kohaletoimetamist, kes kinnitab paigalduse ja kes kontrollib ohutust.
Praktiline paigalduskontroll-leht
- Kinnitage täpne paigalduskoht ja suund.
- Kontrollige lähedal asuva pistikupesa asukohta ja pinge ühilduvust.
- Otsustage seinale/aknale kinnitamise või riputamise meetod ja kinnitage konstruktsiooni sobivust.
- Kontrollige paigaldajate juurdepääsu ja kõiki vajalikke ehituslubasid või ehitusplatsi pääsmeid.
- Määrage töötaja, kes viibib paigaldamise ja lõppkontrolli ajal kohal.
Mis on ürituse neoonmärgi tellimisel kaasas:
- Käsitsi valmistatud kohandatud LED neoonmärk
- Piirkonnaspetsiifiline toiteplokk
- Paigaldusvalmis akrüülist alusplaat eelnevalt puuritud aukudega
- Paigalduskomplekt
- Kaugjuhtimispult juhtimine/hämardamine
Kõikide tellimustega kaasneb tasuta jälgitav saatmine Euroopasse, Ühendkuningriiki, USA-sse, Kanadasse ja kogu maailma. Kui vajate selgitusi paigaldamise või kohaletoimetamise kohta, võtke ühendust aadressil support@theartneon.com.
Kuidas see toimib: kujundage veebitööriista abil või küsige logo/kujunduse hinnapakkumist üleslaadimislehe kaudu. The Art Neon saab disainiga aidata, pakkudes tasuta esialgset kujundust ja väiksemaid parandusi, et silt sobiks teie ürituse esteetikaga.
Ministsenaarium: Kohviku avamine Londonis
Londoni kohvik tellib The Art Neon-lt neoonmenüütahvli. Tehniline juht korraldab paigalduse avamiseelsel ajal, kasutades paigalduse kontrollnimekirja, et kinnitada teenindusleti taga oleva elektriühenduse olemasolu.
Rahvahulkade juhtimine, ohutusrollid ja külaliste kogemus
Hädaolukorra rollid ja plaanid
Määrage ohutusjuht, kes haldab esmaabi, evakuatsiooniteid ja suhtleb kohapealsete turva- või hädaabiteenustega. Hoidke trükitud väljapääsude kaart kõigile põhitöötajatele kättesaadavana.
Külaliste voo optimeerimine
Kasutage külaliste juhendamiseks võõrustajaid ja selgeid silte ning paigutage suure liiklusega kohti (baar, registreerimine), et vältida kitsaskohti. Koolitage töötajaid viisaka ümbersuunamise tehnikates.
Ministsenaarium: tänavafestivali lett, Amsterdam
Amsterdami tänavafestivalil vastutab lettide haldaja neoonvalgustusega installatsiooni ümber oleva rahvahulga liikumise eest. Turvatöötajad teevad ürituste korraldajatega koostööd, et tagada tarnete jaoks vabad juurdepääsuteed.
Proovid, üleandmised ja hädaolukorra lahendamise plaanid
Proovid ja tehnilised kontrollid
Viige läbi vähemalt üks täielik peaproov võtmetöötajate ja tarnijatega. Kinnitage valgustus, heli ja kõik interaktiivsed elemendid, et kõik teaksid vihjeid ja ajastust.
Varupersonal ja hädaolukorra lahendamise plaanid
Koostage nimekiri valvepersonalist ja välistest tarnijatest, kellele helistada, kui keegi ei saa osaleda. Planeerige tavalisteks ettenägematuteks olukordadeks, nagu elektriprobleemid, hilinemine ja äkilised ilmastikumuutused väliürituste puhul.
Ministsenaarium: tooteesitlus, Milano
Milano tooteesitlus hõlmab proovi AV-meeskonna, klientide esinejate ja paigaldatud neoonreklaamidega. Varutehnik on viimase hetke heli- või valgustusvea korral valmis.
KKK
-
Kes peaks olema ürituse juht? Valige keegi, kellel on õigus teha lõplikke otsuseid ja kes mõistab ürituse eesmärke. Euroopa korporatiivürituste puhul on see sageli vanem tegevjuht või väline ürituste planeerija.
-
Kas väike meeskond saab täita mitut rolli? Jah. Kombineerige ühilduvaid rolle (nt korraldaja + külalisjuht), kuid hoidke põhifunktsioonid kaetud: ohutus, tehnika ja külaliste kogemus.
-
Mis siis, kui minu neoonmärk vajab kohandatud logo? The Art Neon pakub abi disainiga (tasuta esialgne kujundus + väikesed muudatused). Kujundage veebitööriista abil või küsige logo/kujunduse hinnapakkumist üleslaadimise lehe kaudu. Küsimuste korral saatke e-kiri aadressile support@theartneon.com.
-
Kuidas saatmine toimib? Kõik tellimused sisaldavad tasuta jälgitavat saatmist Euroopasse, Ühendkuningriiki, USA-sse, Kanadasse ja kogu maailma. Jälgimisteave esitatakse teie tellimuse kinnitusega.
Ürituse päeva rollide planeerimine kõrvaldab ebakindluse ja loob järjepideva külaliskogemuse. Kasutage selgeid ülesandeid, tegevuste ajakavasid, proove ja ülaltoodud praktilisi kontrollnimekirju, et vähendada stressi ja luua meeldejääv üritus.