Ürituste planeerimine on täis liikuvaid osi ja ühe detaili puudujääk võib viia suuremate probleemideni. Allpool on 25 levinud viga, mida ürituste korraldajad teevad – rühmitatud valdkondade kaupa – koos praktiliste lahendustega, mida saate juba täna rakendada. Iga nipp sisaldab lihtsat toimingut, et saaksite probleemi ennetada enne, kui see külaliste kogemust kahjustab.

Toimumiskoha ja logistika vead

Mida enne broneerimist kontrollida

1. Kohapealse külastuse vahelejätmine. Kuidas vältida: külastage ruumi täpselt ürituse toimumise ajal, et hinnata valgust, müra ja ligipääsu. Kinnitage kohaletoimetamise marsruudid ja laadimisdokid.
2. Eeldades, et mahutavus võrdub mugavusega. Kuidas vältida: kinnitage istekohad, vahekäigud ja avariiväljapääsud koha haldajaga, et vältida ülerahvastatust.
3. Kohalike eeskirjade või lubade eiramine. Kuidas vältida: kontrollige enne lepingu allkirjastamist kohaliku omavalitsuse eeskirju alkoholi, õues võimendatud heli ja ajutiste ehitiste kohta.
4. Külaliste voo kaardistamata jätmine. Kuidas vältida: looge korruseplaan, mis toob esile sissepääsud, registreerimise, tualettruumid ja VIP-alad, et vältida kitsaskohti.
5. Vaata parkimist ja transpordiühendusi. Kuidas vältida: esitage kutsetes selged transpordivõimalused ja määrake personal saabuvaid külalisi abistama.
6. Kütte-, ventilatsiooni- või ilmaplaanide kinnitamata jätmine. Kuidas vältida: katuse- või väliürituste puhul hoidke varukohana siseruumides või telk ja kinnitage HVAC-i olemasolu. päev.

Ministsenaarium: Shoreditchi butiik plaanis videviku ajal tooteesitlust ilma mürapiiranguid kontrollimata. Kohapealsel külastusel selgusid hilisõhtused piirangud, mis ajendasid ajakava muutma, et säilitada naabruskonna suhted.

Eelarve, lepingud ja Load

Läbirääkimisnipid ja ettenägematute kulude rahastamine

"
1. Kehv RSVP haldamine. Kuidas vältida: kasutage ürituse platvormi, mis jälgib vastuseid ja toitumisvajadusi; kinnitage lõplik arv enne toitlustuse tähtaegu.
2. Ligipääsetavuse vajaduste ignoreerimine. Kuidas vältida: küsige kutsututelt ligipääsetavusnõuete kohta ja valige vastavalt kaldteed, istekohad ja sildid.
3. Hilinenud või ebaselge külalistega suhtlemine. Kuidas vältida: saatke selgeid ürituse meeldetuletusi koos kaartide, riietumiskoodi ja transpordinõuannetega; lisage küsimuste korral kontakt.
4. Kohapealse teejuhi puudumine. Kuidas vältida: paigaldage nähtavad sildid ja töötajate tervituskellasid, et osalejad leiaksid sessioonid, tualetid ja väljapääsud hõlpsalt üles.
5. Sotsiaalsete ja fotomomentide unarusse jätmine. Kuidas vältida: määrake fotosein või bränditud väljapanek, mis julgustab jagamist ja suurendab ulatust.

Ministsenaarium: Barcelona restorani avamine kasutas kehva silti ja kaotas varakult külalisi. Selgete, valgustatud akende siltide ja külalislahke tervitaja lisamine suurendas saabujate voogu.

AV, sildid ja Bränding

Tagage ühtne visuaalne välimus ja usaldusväärne tehnoloogia

1. Ebareaalsed ajakavad. Kuidas vältida: lisage ettevalmistusse, heliproovidesse ja registreerimisse puhveraega, et viivitusi kompenseerida.
2. Ebaselged töötajate rollid. Kuidas vältida: andke igale meeskonnaliikmele lühike rollileht ja hädaolukorra kontaktandmed.
3. Täieliku proovi ebaõnnestumine. Kuidas vältida: tehke täielik läbikäik AV-, lavastus- ja võtmetöötajatega, et enne uste avamist lüngad kinni püüda.

Ministsenaarium: Pariisi moeetendus lisas lavataustale neoonfraasid. Varased proovid paljastasid vastuolulised toitevajadused, mis ajendasid kiiret üleminekut ühele spetsiaalsele vooluringile – vältides etenduse ajal elektrikatkestust.

Tarnijate koordineerimine ja Situatsiooniplaan

Lepingud ja varuplaanid