Kadaise planuojant renginius, reikia pasikartojančių sistemų. Šiame įrankių rinkinyje surinkti šablonai, kuriuos renginių vadovai, vietos ir vidinės komandos Europoje naudoja dažniausiai: savaitės veiklos planas, laiko juosta, biudžeto stebėjimo priemonė, tiekėjų kontaktų lapas, iškabos aprašymas, socialinių susitikimų tvarkaraštis ir ataskaita po renginio. Prie kiekvieno šablono pridedamas trumpas Europos mini scenarijus, kuriame parodyta, kaip jį naudoti praktiškai, ir praktiniai patarimai, kaip integruoti pasirinktinius iškabos iš „The Art Neon“, kur svarbus prekės ženklas ir matomumas.

Savaitės šablonų apžvalga

Pradėkite surinkdami septynis šablonus į vieną aplanką, kurį galite kopijuoti kiekvieną savaitę. Išsaugokite redaguojamas versijas („Google“ skaičiuokles, „Excel“ arba projektų valdymo šablonus) ir PDF momentines kopijas platinimui. Pagrindiniai šablonai yra šie:

• Renginio aprašymas + tikslai
• Pagrindinis laiko planas ir veiklos planas
• Biudžetas ir Sąskaitų faktūrų sekiklis
• Tiekėjų kontaktų sąrašas ir patvirtinimai
• Iškabos ir prekės ženklo kūrimo instrukcija
• Reklaminis ir socialinių tinklų tvarkaraštis
• Po renginio apvadas ir išmoktos pamokos

Mini scenarijus: butikinis viešbutis Barselonoje kartoja savaitgalio vestuvių paketus. Renginių vadovas tvarko pagrindinį aplanką, kuriame yra aukščiau pateikti šablonai, kiekvieną savaitę atnaujindamas svečių skaičių ir pageidaujamus tiekėjus, kad pakartotinius vestuvių prašymus būtų galima greičiau patvirtinti.

Laiko juosta ir vykdymo lapas

Dienos ir renginio lygio laiko juostos

Naudokite du laiko juostos šablonus: bendrą renginio tvarkaraštį (su etapais ir savininku) ir minutės po minutės vykdymo lapą dienos komandai ir tiekėjams. Įtraukite atvykimo langus, pakrovimo informaciją, techninius patikrinimus, apšvietimo / garso signalus ir nenumatytų atvejų langus viršijimo atveju.

Paskirstymas ir pasirašymas

Išplatinkite vykdymo lapą visoms suinteresuotosioms šalims 48 valandas prieš renginį ir surinkite pasirašymus. Renginio dieną naudokite atspausdintą sieninę kopiją ir bendrą skaitmeninę versiją, kurią galima atnaujinti tiesiogiai.

Mini scenarijus: Kopenhagos bendradarbystės erdvėje kiekvieną savaitę vyksta techninis susitikimas. Organizatorius naudoja minutės po minutės vykdymo lapą, kad koordinuotų pranešėjų perdavimą ir AV patikrinimus, išvengdamas dubliavimosi ir užtikrindamas sklandų tinklo pertraukimą.

Biudžeto ir tiekėjų sekiklis

Šablono struktūra

Sukurkite savo biudžeto šabloną su aiškiais stulpeliais prekei, numatomai kainai, patvirtintai kainai, sumokėtam užstatui, mokėtinai likučiui, tiekėjo kontaktams ir sąskaitos faktūros nuorodai. Įtraukite suvestinės skyrių su visomis sumomis ir stulpelį patvirtinimo būsenai.

Tiekėjų valdymas

Palaikykite tiekėjo kontaktų šabloną, kuriame būtų registruojamas atstovo vardas, pageidaujamas komunikacijos kanalas, atsarginis kontaktinis asmuo, atšaukimo sąlygos ir atvykimo į vietą laikas. Naudokite jį patvirtinimo el. laiškams ir priminimams automatizuoti.

Mini scenarijus: Milano mados salonas koordinuoja savaitinius produktų pristatymo renginius su maitinimo įstaigomis, garso technikais ir floristais. Biudžeto seklys padeda salono direktoriui palyginti numatomas stiliaus kūrimo išlaidas tarp renginių ir išvengti pakartotinių paskutinės minutės viršijimo išlaidų.

Ženklai, prekės ženklo kūrimas ir montavimas

Aiškūs ženklų šablonai užtikrina prekės ženklo kūrimo nuoseklumą ir supaprastina montavimą vietoje. Įtraukite išdėstymo žemėlapius, dydžių specifikacijas, maitinimo reikalavimus ir tvirtinimo parinktis, kad gamybos komanda ir renginio vieta tiksliai žinotų, ką reikia paruošti.

Kaip tai veikia

Jei norite individualių renginių ženklų, kurkite naudodami internetinį įrankį „The Art Neon“ arba paprašykite logotipo / dizaino kainos pasiūlymo įkėlimo puslapyje. „Art Neon“ siūlo pagalbą kuriant dizainą (nemokamas pradinis dizainas + nedideli pakeitimai) ir gali pritaikyti iškabas langams, sienoms ar atskirai stovinčioms ekspozicijoms.

Mini scenarijus: Berlyno galerija rengia savaitinius atidarymus. Kuratorius pateikia iškabų aprašą, kuriame nurodomas darbo laikas, neoninis įėjimo užrašas ir pageidaujami matmenys. „Art Neon“ dizaino komanda parengia pradinį maketą ir pakoreguoja išdėstymą, kad jis atitiktų galerijos estetiką.

Montavimas: praktinis tvirtinimo kontrolinis sąrašas

• Nuspręskite tikslią vietą: siena, langas arba pakabinimas virš baro / stalo
• Patikrinkite maitinimo lizdo vietą ir ar reikia ilgintuvo
• Patikrinkite sienos tipą (gipso kartonas, plytos, stiklas), ar nėra tinkamų tvirtinimo elementų
• Užtikrinkite prieigą montavimo komandai ir kopėčioms arba žirkliniam keltuvui, jei reikia montuoti aukštai
• Turėkite atspausdintą maketą, kad galėtumėte sulygiuoti ženklą ir iš anksto išgręžtas skyles

Kas įeina

• Rankų darbo LED neoninis ženklas
• Regionui pritaikytas maitinimo šaltinis
• Paruoštas montuoti akrilinis pagrindas su iš anksto išgręžtomis skylėmis
• Montavimas komplektas
• Nuotolinio valdymo pultas / pritemdymas

Mini scenarijus: Londono privatus klubas virš baro įrengia neoninį logotipą savaitiniams teminiams vakarams. Renginio vietos vadovas, naudodamasis tvirtinimo kontroliniu sąrašu, patvirtina lizdo vietą ir sienų tvirtinimo elementus prieš atvykstant ženklui, užtikrindamas, kad montavimo komanda atvykus turėtų viską, ko reikia.

Pastaba: Visiems užsakymams taikomas nemokamas siuntimas su sekimu į Europą, JK, JAV, Kanadą ir visą pasaulį. Jei reikia paaiškinimų, susisiekite su support@theartneon.com.

Reklaminiai ir svečių bendravimo šablonai

Kvietimų ir atsakymų į dalyvavimą šablonai

Turėkite redaguojamą kvietimo šabloną, skirtą naudoti el. paštu ir socialiniuose tinkluose; įtraukite aiškias atsakymų į dalyvavimą nuorodas, mitybos pasirinkimus, informaciją apie prieinamumą ir kontaktinio asmens vardą. Stebėkite atsakymus į svečių sąrašą naudodami šabloną, kuriame nurodomas bilieto tipas, atvykimo laikas ir specialūs reikalavimai.

Socialinis tvarkaraštis ir turinys renginio vietoje

Suplanuokite socialinio kalendoriaus šabloną su anonsais prieš renginį, tiesioginiais įrašais ir svarbiausiais įvykiais po renginio. Paskirkite savininkus turinio kūrimui, fotografavimui ir suplanuotam paskelbimo laikui. Naudokite trumpą kontrolinį sąrašą renginio vietoje esančiam turiniui: firminių nuotraukų sąrašas, logotipo išdėstymas ir leidimų formos vaizdams.

Mini scenarijus: Paryžiaus laikinas butikas rengia savaitinius vakarinius renginius. Rinkodaros vadovas naudoja socialinio tvarkaraščio šabloną, kad paskelbtų nuoseklius anonsinius vaizdus, ​​ir užtikrina, kad mažas neoninis ženklas iš „The Art Neon“ būtų įtrauktas į gyvenimo būdo nuotraukas, siekiant sustiprinti butiko vizualinį identitetą.

Apžvalga ir ataskaitos po renginio

Kiekvieną savaitę užbaikite ciklą trumpu ataskaitos šablonu: dalyvavimas ir atsakymai į klausimus, biudžeto nuokrypis, tiekėjų pastabos, kas pavyko gerai, ir veiksmai kitam renginiui. Paskirkite savininkus ir nustatykite terminus tolesnėms užduotims, tokioms kaip mokėjimai ir atsiliepimų apklausos.

Mini scenarijus: Dublino kultūros centras apibendrina atsiliepimus apie savo savaitinius filmų vakarus. Po renginio parengtoje ataskaitoje pabrėžiama, kad neoninio ženklo perkėlimas į geresnes nuotraukų akimirkas padidino socialinių tinklų pasidalijimus; komanda tai paverčia nuolatiniu veiksmu.

DUK

K: Ar galiu gauti pagalbos kurdamas neoninį ženklą, atitinkantį mano renginio prekės ženklą?
A: Taip. „Art Neon“ siūlo pradinį dizainą ir nedidelius pakeitimus, kurie padės integruoti jūsų logotipą ar renginio stilių. Galite kurti naudodami internetinį įrankį arba paprašyti logotipo / dizaino kainos pasiūlymo įkėlimo puslapyje.

K: Kas turėtų būti įtraukta į renginio vietos iškabos aprašą?
A: Nurodykite tikslius matmenis, pageidaujamą tekstą ir šriftus, pageidaujamą spalvų temperatūrą, maitinimo lizdo vietą, tvirtinimo paviršių ir visus vietinius demonstravimo reglamentus. Pridėjus siūlomos vietos nuotrauką, pagreitėja patvirtinimas ir įrengimo planavimas.

K: Ar siunčiate į užsienį?
A: Taip. Visiems užsakymams taikomas nemokamas siuntimas su sekimu į Europą, JK, JAV, Kanadą ir visame pasaulyje. Jei turite klausimų dėl siuntimo ar įrengimo, susisiekite el. paštu support@theartneon.com.

K: O kas, jei man reikia pakeisti dizainą po užsakymo?
A: Nedideli pakeitimai paprastai galimi projekto patvirtinimo etape. Susisiekite su dizaino komanda anksti; „The Art Neon“ teikia pagalbą ir patars dėl įgyvendinamumo.

Naudojant pasikartojančius šablonus, sutaupoma laiko ir sumažėja klaidų, kai renginius rengiate kiekvieną savaitę. Derinkite juos su nuosekliais ženklais ir prekės ženklo užuominomis, pavyzdžiui, specialiai sukurtu „The Art Neon“ neonu, kad įrengimas būtų greitesnis, o svečių patirtis įsimintinesnė.

Sukurkite savo neoninį ženklą
Įkelkite savo dizainą arba logotipą